Privacy
Als gemeente hebben we een groot aantal wettelijke taken. Onder deze wettelijke taken valt bijvoorbeeld het bijhouden van de Basisregistratie Personen, de Participatiewet en de Wet maatschappelijk ondersteuning. Vanuit de wettelijke taken beschikken we over een grote hoeveelheid persoonsinformatie.
Inleiding
Wat zijn persoonsgegevens?
Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens zoals vingerafdrukken. Dit soort gegevens krijgen wij van u als u zich bijvoorbeeld inschrijft bij de gemeente, een paspoort aanvraagt of een vergunning nodig heeft. Ook als u een gemeentelijk website bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of via een ‘cookie’ waarmee bepaalde voorkeuren worden geregistreerd.
Van wie verwerken we persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben of die een website van de gemeente bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen, medewerkers, raadsleden en leveranciers. De gemeente verwerkt ook persoonsgegevens van personen die niet staan ingeschreven bij de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die de gemeente verwerkt in het geval we te maken hebben met de nabestaanden voor de huur van een graf.
Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
De gemeente Hengelo verwerkt uw persoonsgegevens voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder voor:
- De uitvoering van de wettelijke taken van de gemeente.
- De uitvoering van werkzaamheden in het kader van privaatrechtelijke transacties.
- Voor interne analyses waarmee we onze dienstverlening verbeteren.
- Voor communicatieactiviteiten. Op basis van gegevens uit interne, externe bronnen en uw bezoek aan onze webpagina’s kan de gemeente u passende en gerichte informatie sturen, bijvoorbeeld via post, telefoon of internet.
Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?
Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Bovendien kunt u ons altijd vragen hoe we met gegevens omgaan én kunt u inzage vragen in uw gegevens. Staan uw gegevens verkeerd geregistreerd? Dan passen we ze aan.
Veilig
Uw persoonsgegevens zijn bij de gemeente in goede handen. De gemeente zorgt ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Veilige internettransacties hebben daarbij bijzondere aandacht. Internetcriminelen worden namelijk steeds slimmer.
Vertrouwelijk
Binnen de gemeenten is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarnaast is iedere leidinggevende verantwoordelijk voor een goede omgang met persoonsgegevens binnen zijn of haar afdeling of team.
Al onze medewerkers hebben een ambtseed of ambtsgelofte afgelegd en zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen uw gegevens verwerken.
Binnen de gemeente is een functionaris aangesteld die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. Dit is de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van privacygerelateerde vragen.
Beveiligen van informatie en persoonsgegevens
De gemeenten in Nederland hebben zich met een convenant verplicht te houden aan een minimaal niveau van informatiebeveiliging. Deze regels zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In deze baseline is opgenomen hoe de gemeente omgaat met de beveiliging van informatie.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Kijk ook op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat doet de gemeente met uw gegevens?
Gemeente als regisseur
De gemeente heeft over een aantal wettelijke taken wel de regie, maar werkt voor de uitvoering van deze taken samen met andere organisaties. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van een GGZ-instelling voor het verlenen van hulp. In haar rol als bemiddelaar kan de gemeente uw persoonsgegevens aan andere instellingen doorgeven. De gemeente heeft geen inzage in het inhoudelijke dossier.
Uw persoonsgegevens binnen de gemeente
Voor de doelen waarvoor de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan, en worden verwerkt door, organisaties en samenwerkingsverbanden waar de gemeente aan deelneemt (zoals een gemeentelijke samenwerking).
Uw persoonsgegevens buiten de gemeente
De gemeente valt wettelijk gezien onder het stelsel van basisregistraties. Dit houdt in dat de gemeente persoonsgegevens doorgeeft aan de landelijke database. Denk hierbij aan de Basisregistratie personen die door de gemeente wordt bijgehouden en waarvan onder andere de Belastingdienst gebruik kan maken.
Bij alle publiekrechtelijke processen van de gemeente hebben we de plicht om te werken met de gegevens uit de Basisregistratie personen. Door deze verplichting zijn we ervan verzekerd dat we altijd over de meest recente informatie over u beschikken.
Wat doen we bij fraude en misbruik?
Bij fraude of misbruik kan de gemeente uw persoonsgegevens doorgeven aan politie en justitie of aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid en de handhaving van bedrijfsregels. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonsgegevens, om opnames van telefoongesprekken of om IP-adressen van websitebezoekers. Ook bij strafbare zaken zoals het bedreigen van een medewerker heeft de gemeente het recht om informatie door te geven.
Bezoek aan de website
De gemeente Hengelo heeft verschillende websites. Als u één van onze websites bezoekt, worden uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies geregistreerd. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.
Wat doen we met uw IP-adres?
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u surft met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Per 25 mei 2018, bij de inwerkingtreding van de AVG, worden alle inkomende IP-adressen geanonimiseerd.
Wat doen we met uw bezoekgegevens?
Op de websites van de gemeente worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de website te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door gemeentelijke websites klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag en voor fraudebestrijding.
Wat zijn cookies?
Een cookie is een klein bestand met gegevens dat op uw computer wordt opgeslagen als u een website voor het eerst bezoekt. Cookies kunnen door de gemeente worden geplaatst en uitgelezen. Dankzij cookies hoeft u sommige informatie niet steeds opnieuw in te voeren als u een website opnieuw bezoekt. Er zijn verschillende soorten cookies, waaronder sessiecookies en permanente cookies. Sessiecookies worden van uw computer verwijderd zodra u uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox of Safari) afsluit. Permanente cookies blijven op uw computer staan, ook na afsluiten van uw webbrowser. Bij elk volgend bezoek vanaf die computer, tablet of mobiele telefoon wordt deze cookie herkend.
Waarom gebruikt de gemeente cookies?
De gemeente plaatst zowel sessie- als permanente cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op gemeentelijke websites heeft bezocht. Daarnaast zijn cookies nodig om transacties te kunnen doen met de gemeente. Zonder cookies is dat niet mogelijk. U kunt zelf uw cookie-instelling bepalen: op niveau basis, persoonlijk of compleet. Het plaatsen van cookies helpt de gemeente ook om haar websites te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.
Kunt u uw cookies blokkeren?
U kunt cookies op uw computer blokkeren. Websites kunnen hierdoor wel trager werken of zelfs helemaal niet. Ook inloggegevens worden niet onthouden. Op de website hengelo.nl kunt u, met behulp van de grijze balk onder in de pagina, de cookies op www.hengelo.nl, blokkeren.
Uw rechten
Wilt u gebruik maken van uw rechten?
Gebruikt u dan dit online formulier.
Door middel van inloggen met uw DigiD kunnen wij direct en zorgvuldig uw identiteit vaststellen.
Wat zijn uw rechten?
U kunt ons altijd vragen welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn. Ook kunt u ze laten corrigeren als ze niet juist zijn. Als u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken voor persoonlijke informatie of nieuwsbrieven kunt u dit aangeven.
Wilt u uw persoonsgegevens inzien?
U heeft het wettelijke recht op inzage in uw persoonsgegevens. Een verzoek hiervoor kan schriftelijk worden ingediend. Vaak zullen we contact opnemen om duidelijk te krijgen welke gegevens u precies wilt zien, zodat u antwoord krijgt op uw vraag.
Wilt u uw persoonsgegevens corrigeren?
Als uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u de gemeente vragen om deze gegevens aan te passen. Dit wordt ook wel het recht op correctie, genoemd.
Wilt u uw gegevens laten verwijderen?
U hebt het wettelijke recht te vragen persoonsgegevensgegevens te laten verwijderen. Het verwijderen van persoonsgegevens is niet altijd mogelijk. Zo is het niet mogelijk om uw gegevens uit de Basisregistratie personen te laten verwijderen. Daarnaast is de gemeente gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Alleen wanneer er geen wettelijke noodzaak meer is voor het bijhouden van uw gegevens, kunnen deze verwijderd worden. Denk hierbij aan het vernietigen van uw gegevens na een sollicitatie.
Wilt u dat de verwerking van uw persoonsgegevens laten beperken?
Wanneer u het idee hebt dat wij onjuiste gegevens van u verwerken, dat wij geen goede reden hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, dat wij persoonsgegevens van u verwerken die niet meer nodig zijn voor het doel, dan kunt u dat doen door u te beroepen op dit recht.
Als het niet gaat zoals het hoort
Wilt u een klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens?
Uiteraard doen wij onze uiterste best om op de juiste manier uw persoonsgegevens te verwerken. Helaas kan het voorkomen dat u hierover niet tevreden bent. U hebt dan het wettelijk recht om een klacht in te dienen.
Datalekken
Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier wat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat de gemeente daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en willen indien nodig de betrokken personen informeren over het verlies.
Mochten uw gegevens betrokken zijn bij een datalek van de gemeente, dan:
- informeren we u dat dit is gebeurd en welke informatie is gelekt;
- vertellen we welke maatregelen wij hebben getroffen om schade te voorkomen en welke maatregelen u zelf kunt treffen;
- documenteren we alle relevante informatie, zodat we u kunnen helpen mocht u door het datalek schade ondervinden.
Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct. Dit kunt u telefonisch doen via het nummer 14074 en via het formulier 'melden datalek'.
Hebt u nog vragen?
Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat deze privacyverklaring niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen hebben over een casus of dossier, dan kunt u hiervoor allereerst bij uw contactpersoon om informatie vragen. Weet u niet wie dat is, wilt u dit niet of heeft u geen contactpersoon, dan kunt u ook direct onze FG benaderen.
Vragen over privacy/gegevensbescherming kunt u ook stellen via het contactformulier.
Contact
- Voor een inzage-, correctie- of verwijderingsverzoek kunt gebruik maken van dit online formulier.
- Heeft u een algemene vraag over gegevensbescherming? Stel ze in ons contactformulier
- Melding van een incident of datalek: formulier melden datalek of telefonisch via 14 074.
- Vragen aan de FG (Functionaris Gegevensbescherming): mailen via gemeente@hengelo.nl of telefonisch via 14 074.
