Evenementenvergunning

Wanneer u een evenement wilt organiseren, kan het zijn dat u dit moet melden of een vergunning aan moet vragen.

Wilt u een evenement organiseren? Bijvoorbeeld een buurtfeest, straatfeest, braderie, optocht, concert, optreden of wedstrijd op de weg? Dan kan het zijn dat u een vergunning nodig hebt. Voor sommige kleinere evenementen is een melding voldoende. En in bepaalde gevallen is zelfs dat niet nodig. Lees dus eerst goed de informatie op deze pagina, voordat u een vergunning gaat aanvragen.

De gemeente Hengelo verdeelt de evenementen in drie categorieën:

  1. vergunningsvrije evenementen
  2. meldingsplichtige evenementen
  3. vergunningsplichtige evenementen

Voor deze categorieën gelden verschillende voorwaarden. Kijk dus eerst in welke categorie uw evenement valt dan weet u of u wel of geen vergunning nodig hebt, of dat u misschien een melding moet doen.

Let op: Ook bij het organiseren van een evenement in een bouwwerk of pand kan het zijn dat u een evenementenvergunning nodig hebt. Bijvoorbeeld:

  • U exploiteert een restaurant en u wilt eenmalig een dansfeest organiseren met een live band.
  • U heeft een loods voor opslag en u organiseert eenmalig een beurs/markt met een bar waar u wijn en bier schenkt.

1. Vergunningsvrij

Een evenement is vergunning- en meldingsvrij als:

  • het niet plaatsvindt op het marktplein
  • het een eendaags evenement betreft
  • het aantal aanwezigen niet meer is dan 100 personen
  • het plaatsvindt tussen 9.00 en 00.00 uur, en op een zon- of feestdag tussen 13.00 en 23.00 uur
  • er geen alcoholhoudende drank wordt verstrekt, anders dan aan de aanwezigen
  • er geen kook- en/of bakactiviteiten worden verricht, behalve als dit op eigen terrein gebeurt
  • er slechts één bouwsel (bijv. partytent of springkussen) met een oppervlakte van niet meer dan 25 m² wordt geplaatst, dat ook makkelijk verplaatsbaar is
  • het niet plaatsvindt op de rijbaan van een belangrijke doorgaande weg of hoofdweg
  • er een organisator is: dit kan een meerderjarige natuurlijke persoon (mens) zijn of een rechtspersoon (bedrijf/organisatie)

2. Meldingsplicht

U hoeft een evenement alleen maar te melden als:

  • het niet plaatsvindt op het marktplein
  • het een eendaags evenement betreft
  • het aantal bezoekers hoger is dan 100, maar minder dan 500 personen
  • het plaatsvindt tussen 9.00 en 00.00 uur, en op een zon- of feestdag tussen 13.00 en 23.00 uur
  • het niet plaatsvindt op de rijbaan van een belangrijke doorgaande weg of hoofdweg
  • er bouwsels (bijv. partytent of springkussen) worden geplaatst met een maximale oppervlakte van 25 m² per bouwsel
  • het geen vechtsportwestrijd of vechtsportgala is
  • er een organisator is: dit kan een meerderjarige natuurlijke persoon (mens) zijn of een rechtspersoon (bedrijf/organisatie)

3. Vergunningsplicht

Voldoet uw evenement niet aan de voorwaarden voor een vergunningsvrije of een meldingsplichtig evenement dan hebt u een vergunning nodig. Let op: Een vergunning moet 12 weken voor de start van het evenement aangevraagd zijn!

Meer informatie en toelichting over de verschillende categorieën leest u in de Algemene Plaatselijke Verordening.  

Het melden van een evenement kan heel gemakkelijk via het digitale formulier. Houd er rekening mee dat een melding 10 werkdagen voor de start van het evenement ingediend moet zijn.

Melding klein evenement

Om een situatietekening op schaal te maken kunt eenvoudig gebruik maken van de Plattegrond Evenementenvergunning of voor een uitgebreide technische tekening via de Bewerkbare bestanden Evenementenvergunning.

Een aanvraag voor een evenement moet 12 weken voor de eerste dag van het evenement bij de gemeente ingediend zijn. Een invulbaar aanvraagformulier kunt u opvragen bij de afdeling Regulering en Toezicht door te mailen naar: reguleringentoezicht@hengelo.nl.

U kunt het aanvraagformulier ook downloaden, invullen en met alle bijlagen versturen naar reguleringentoezicht@hengelo.nl of per post naar Gemeente Hengelo, afdeling Regulering en Toezicht, Postbus 18, 7550 AA Hengelo.

Volledige aanvraag!

Om een vergunning te krijgen moet u verschillende documenten aanleveren. Een aanvraag zonder deze bijlagen is niet volledig en kan niet worden behandeld. Welke documenten u bij de aanvraag moet indienen wordt bepaald door de door u georganiseerde activiteiten. Dus kijk goed wat u bij uw aanvraag in moeten dienen.

Om een situatietekening op schaal te maken kunt eventueel u gebruik maken van de Plattegrond Evenementenvergunning of voor een uitgebreide technische tekening via de Bewerkbare bestanden Evenementenvergunning.

Hengelo Promotie

Neem ook contact op met Hengelo Promotie, het bureau voor evenementen, toerisme en stadspromotie.

Zij kunnen helpen met het vinden van een geschikte datum voor uw evenement en assisteren bij promotie activiteiten. Uw evenement kan bijvoorbeeld geplaatst worden op de evenementenkalender van Hengelo. Of misschien komt u in een aanmerking voor een subsidie voor uw evenement. Ook daarvoor moet u bij Hengelo Promotie zijn.

Hengelo Promotie

Veiligheid van uw bezoekers

Als u een evenement organiseert dan bent u medeverantwoordelijk voor de veiligheid van uw bezoekers en de openbare orde. Meer informatie over wat dit inhoud en hoe u kunt zorgen dat een evenement zo veilig en ordelijk mogelijk verloopt vindt u op Veiligheidsregio Twente.

Evenementenverkeersregelaars

Soms moet u evenementenverkeersregelaars inzetten bij een evenement. Zij kunnen worden ingezet als hekbewaarder, hulp voor voetgangers met oversteken of het verkeer organiseren op een parkeerterrein. Alleen beroepsverkeersregelaars mogen het verkeer regelen bij grote kruispunten.

Evenementenverkeersregelaars kunt u laten opleiden via Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). Nadat zij de gratis toets goed hebben afgerond kunnen de vrijwilligers als evenementenverkeersregelaar aangesteld worden door de gemeente. 

Opbouwen in het autovrije gebied in de binnenstad

Organiseert u een evenement in de binnenstad waarbij auto’s het autovrije gebied in moeten rijden? Dan hebt u buiten de laad- en lostijden (7.00 en 12.00 uur) een ontheffing nodig. Er zijn enkele ontheffingen beschikbaar bij Hengelo Promotie. Hier mag u alleen mee laden en lossen, u mag er niet mee parkeren.

Verzekering

Als u een evenement gaat organiseren moet u ook nadenken over verzekeringen. Bijvoorbeeld over een evenementenverzekering en over de verzekering van uw vrijwilligers. De gemeente heeft een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten. 

Podia in de binnenstad

Er is een Podiumplan vastgesteld. De grijze vlakken geven aan op welke plaatsen u veilig een podium of ander bouwsel kan plaatsen. Op deze plaatsen hindert u de hulpdiensten niet. In het Podiumplan staat ook de geluidsrichting aangegeven die toegestaan is op die locatie.

Berekeningen en tekeningen van een bouwsel (tent, podium of tribune)

Voor de volgende bouwsels moet u constructie berekeningen en tekeningen inleveren. Deze berekeningen en tekeningen moeten voldoen aan de richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria (revisie2018).

  • Een verblijfsruimte (Tent, tribune, overkapping)  groter dan 50 m2
  • Podia met vloer oppervlak van meer dan 25 m2
  • Podia met een vloer hoger dan 1 meter
  • Podia met overkapping hoger dan 5 meter

Vraagt u een evenementenvergunning aan dan wordt er direct gekeken of er andere vergunningen nodig zijn, deze worden dan via het aanvraagformulier voor u aangevraagd (integraal).

Is uw evenement vergunningsvrij of hoeft u uw evenement alleen maar te melden, dan moet u er rekening mee houden dat er misschien andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn.

Brandveilig

Evenement binnen een bouwwerk/bedrijf/pand

Vindt uw evenement binnen plaats dan kan het zijn dat u een melding voor brandveilig gebruik in moet dienen. Een melding voor brandveilig gebruik dient u in via het omgevingsloket.

Evenement buiten een bouwwerk/bedrijf/pand

Is uw evenement buiten dan geldt het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overig plaatsen (Besluit Bgbop). Hierin is bijvoorbeeld vastgelegd hoeveel meter afstand er tussen een snackwagen en een bouwwerk moet zijn.

Andere belangrijke punten:

  • veilig vluchten
  • ontruiming
  • bouwtechnische voorschriften van bouwsels in verband met brand
  • beperking van uitbreiding van brand.

Aan deze regels moet u altijd voldoen ook als u geen vergunning nodig hebt. 

Evenement buiten met een bouwsel

Houdt u het evenement buiten, maar plaatst u wel een bouwsel zoals een tent of een tribune, dan moet u een melding Bgbop doen als u:

  • in een tent of op een tribune nachtverblijf verschaft aan meer dan 10 personen
  • in een tent of tribune verzorging biedt aan aan meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar, of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen
  • in een tent meer dan 150 personen tegelijk wil toelaten 
  • niet kunt voldoen aan de regels uit de Besluit bgbop en u heeft een andere oplossing die zorgt dat u de tent of tribune brandveilig kan gebruiken.

U kunt met het Meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen een melding indienen.

Geluid

Buiten 

U hebt een geluidsontheffing nodig om in de openbare ruimte geluid ten gehore te brengen met versterking, zoals met een omroepinstallatie of muziek.

 U hebt geen ontheffing nodig als u: 

  • Een evenement in de binnenring organiseert en het versterkt geluid niet hoger is dan 80 dB(A) / 90 dB(C) op 10 meter van de bron.
  • Een evenement in de buitenring organiseert en het versterkt geluid niet hoger is dan 70 dB(A) / 80 dB(C) op 10 meter van de bron.

 Dit geldt alleen voor de volgende dagen en tijden:

  • maandag tot en met woensdag van 9.00 tot 23.00 uur
  • donderdag van 9.00 tot 24.00 uur
  • vrijdag en zaterdag van 9.00 tot 01.00 uur
  • zondag van 13.00 tot 23.00 uur

 Plattegrond geluidsontheffing

Binnen

Hebt u een bedrijf (inrichting) zoals een restaurant, café of verenigingsgebouw dan gelden er regels uit het Activiteitenbesluit milieubeheer. Wilt u eenmalig meer of langer geluid maken dan kunt u een melding incidentele festiviteit indienen. Dit kunt u schriftelijk of per mail doen. Doe dit 10 werkdagen van tevoren. In uw melding geeft u aan:

  • naam en adresgegevens inrichting
  • locatie van de inrichting
  • dagen en tijden van het evenement
  • omschrijving van het evenement

Ontheffing Zondagswet

Als u op zondag of een feestdag een evenement organiseert vóór 13.00 uur, dan moet u een ontheffing aanvragen op grond van de Zondagswet. Dit kunt u schriftelijk of per mail doen. Doe dit 10 werkdagen van tevoren. In uw melding geeft u aan:

  • naam en adresgegevens inrichting
  • locatie van de inrichting
  • dagen en tijden van het evenement
  • omschrijving van het evenement

Ontheffing zwak-alcoholische drank 

Als u zwak-alcoholische dranken wilt schenken, dan hebt u daarvoor een tijdelijke ontheffing nodig. Kijk voor meer informatie bij het onderwerp Ontheffing zwak-alcoholische dranken. Tijdens een evenement is het schenken van sterk-alcoholische drank nooit toegestaan.

Ontheffing kamperen

Wilt u een tijdelijk kampeerterrein inrichten dan hebt u daarvoor een ontheffing nodig. Lees hierover meer op Kamperen

Melding Klein Kansspel (bingo/kienspel)

Bij een klein kansspel kunnen deelnemers prijzen winnen. Deze prijzen blijven onder een bepaalde waarde. Voorbeelden van kleine kansspelen zijn bingo, kienen, vogelpiekspel en rad van avontuur.

De voorwaarden om een klein kansspel te organiseren zijn onder andere:

  • Het kansspel wordt georganiseerd door een vereniging.
  • Uw vereniging bestaat minstens 3 jaar.
  • Het doel van uw vereniging mag niet het organiseren van kansspelactiviteiten zijn.
  • Tijdens het kansspel mag het prijzenpakket maximaal € 400 per ronde zijn en € 1.550 per bijeenkomst.
  • Op 1 adres mag maar 1 kansspel tegelijk gespeeld worden. 

Houdt u zich niet aan de regels? Dan kan de gemeente de bijeenkomst verbieden of een spel stilleggen.

U meldt een kleine kansspelactiviteit schriftelijk of per mail bij de gemeente. Doe dit minimaal 10 werkdagen van tevoren. In uw melding geeft u aan:

  • wat voor kansspel het is
  • wat u met de opbrengst gaat doen
  • hoeveel deelnemers u verwacht
  • hoe hoog het prijzengeld is
  • wat de geldwaarde per prijs is
  • de datum, tijd en plaats van de activiteit

Een kansspel is niet toegestaan in een horeca gelegenheid (artikel 14 Drank en Horecawet).

Afwijking bestemmingsplan

Als het bestemmingsplan het houden van een evenement niet toestaat, is naast een (integrale) evenementenvergunning ook een ontheffing voor het afwijken van het bestemmingsplan nodig.

U kunt deze ontheffing via het omgevingsloket aanvragen. In dat geval is het aan te raden om dit in ieder geval 10 weken voorafgaand aan het evenement aan te vragen.

Wanneer kan de gemeente een vergunning weigeren?

De gemeente kan een vergunning weigeren in het belang van:

  • de openbare orde
  • het voorkomen of beperken van overlast
  • de verkeersveiligheid en veiligheid van personen of goederen
  • de zedelijkheid en gezondheid

Bezwaar tegen een evenement

Belanghebbenden kunnen bezwaar maken tegen een verleende vergunning of geweigerde vergunning via Bezwaar en beroep.

Overlast of vragen over een evenement?

Hebt u overlast of vragen meld deze dan via het contactformulier van de gemeente Hengelo.

Contactformulier

  • Een melding van een klein evenement is gratis.
  • Informatie over de kosten van een vergunningaanvraag vindt u in de Legesverordening 2020 (Paragraaf 3.2.1 tot en met 3.2.1.6).

Afdeling Regulering en Toezicht

Telefoon: 14 074

Contactformulier

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie >
Gemeente Hengelo
nl
en de
Zoek Sluit
Menu
Sluit
Menu